Quản lý bảo trì thiết bị bằng máy tính - CMMS

Giới thiệu

 

Bảo trì – Phòng bệnh hơn chữa bệnh. 

Bất cứ nhà đầu tư nào trang bị hệ thống sản xuất từ vài ngàn USD đến hàng triệu USD đều mong muốn hệ thống hoạt động tốt liên tục trong vài năm hay hàng chục năm. Trong suốt quá trình này, nếu xảy ra các hỏng hóc thiết bị làm cho hệ thống ngưng hay hoạt động không đạt thì sẽ gây tổn thất không nhỏ, ảnh hưởng đến doanh số thậm chí đến cả tương lai của công ty. Có nhiều phương pháp phòng ngừa: từ quản lý theo ISO, đào tạo nhân sự lành nghề, vạch các kế hoạch khắc phục sự cố…, nhưng cơ bản nhất là ngăn ngừa hư hỏng xuất phát từ bản thân thiết bị trong hệ thống.

Tất cả các thiết bị, dù từ nhà sản xuất nào, dù tốt và bền đến đâu, đều có nhu cầu bảo trì đúng đắn để hoạt động lâu dài. Việc thay thế một thiết bị có thể gây trì trệ cho cả hệ thống: do chờ đợi chuyên gia, chờ đợi nhập thiết bị... Trong khi đó, xem xét, tinh chỉnh, khắc phục kịp thời ... đúng theo thời hạn là những công việc tuy nhỏ nhưng giúp ích cho tuổi thọ thiết bị rất nhiều. 

Nói tóm lại, việc bảo trì cần được quan tâm hơn khi chi phí bỏ ra cho hoạt động bảo trì chiếm tỉ lệ rất nhỏ so với lợi ích mà nó đạt được.

Có thiết bị - Cần bảo trì

Dễ nhận thấy nhất trong lãnh vực sản xuất công nghiệp, từ các valve khí nén, motor ... đến các máy tính, máy in... trong hệ thống sản xuất đều cần thay dầu nhớt, cân chỉnh hay cập nhật anti-virus, sao lưu, mua giấy in... đúng thời hạn giúp cho hệ thống hoạt động liên tục một cách trơn tru.

Ngay cả trong lãnh vực không liên quan gì tới sản xuất như khách sạn hay văn phòng, việc xem xét các thiết bị điện, nước, máy văn phòng ... một cách định kỳ là cần thiết.

Như vậy, khi xem một đối tượng là thiết bị, thì đối tượng đó phải có tính chất là phải được bảo trì 

Lập kế hoạch Bảo trì – 3 thành phần cơ bản

Người quản lý bảo trì luôn luôn phải lập trước kế hoạch bảo trì cho toàn bộ thiết bị trong một khoảng thời gian. Nhờ lịch đó xác định được cần thực hiện một tác vụ bảo trì trên một thiết bị vào thời điểm cần thiết. Do đó cần biết tần số thực hiện tác vụ này đối với thiết bị để xếp lịch và đưa ra ngày thực hiện chính xác. Tần số thực hiện có thể là định kỳ như valve khí nén cần cân chỉnh (calibrate) 3 tháng một lần, hoặc không biết trước ngày thực hiện như bồn chứa cần tổng vệ sinh mỗi khi chứa tổng cộng 50.000 lít dung dịch.

Hiển nhiên một thiết bị có thể được thực hiện nhiều tác vụ khác nhau với các tần số thực hiện khác nhau.

Phương pháp Quản lý Bảo trì

Quản lý bảo trì không chỉ là lập lịch mà còn quản lý nhân sự, thời gian, tiền bạc cho công việc bảo trì.

 

Phương pháp cổ điển

Người lập kế hoạch viết trên giấy hoặc trên bảng tính như MS Excel, liệt kê tất cả các thiết bị và tác vụ. một hàng biểu diễn thời gian và đánh dấu vào thời điểm thực hiện. Một ví dụ của một phân xưởng Shampoo thuộc LeverVN (khoảng 300 thiết bị và 20 tác vụ mẫu) lập trên MS Excel trước đây:

Dễ nhận thấy một số hạn chế:
- Mỗi lần lập lịch tốn thời gian và có sai sót
- Thiếu các biểu mẫu cần thiết cho nhân viên bảo trì, họ phải tham khảo nhiều tài liệu khác để xác định thiết bị và thao tác cụ thể
- Khả năng bỏ sót cao. Cập nhật mỗi khi thực hiện bảo trì khó khăn
- Không quản lý được thời gian, chi phí, gây lãng phí

Phương pháp chuyên nghiệp với phần mềm CMMS

Có nhiều phần mềm chuyên thực hiện công việc quản lý này. Tính năng chung của dòng sản phẩm này là
- Quản lý danh sách thiết bị và tác vụ
- Sinh lịch bảo trì
- Nhắc nhở các công việc chưa thực hiện
- Cập nhật các công việc thực hiện xong
- In các báo cáo tổng kết

Dùng các sản phẩm này, tiết kiệm được nhiều công sức, thời gian mà yên tâm không bỏ sót việc bảo trì, còn có báo cáo giúp đánh giá được hiệu quả bảo trì.